Bildene i Sarpsborg kommunes fotosamling kan fritt lastes ned til privat bruk. Bildene er lavoppløste, slik at de ikke egner seg i for eksempel trykksaker. Bildene finnes imidlertid i original, enten som papirkopi og/eller negativ. Bilder av nyere dato kan også være tilgjengelige som digitale, høyoppløste bilder. I tilfeller når bilder fra fotosamlingen skal lånes ut, tilkommer gebyr: - Utlån av bilder til redaksjonell, offentlig eller kommersiell bruk, kr. 450,- pr. bilde pr. gang. - Ekspedisjonsgebyr ved utlån til privat bruk, kr.100,- pr. bilde pr. gang (Priser pr. 2010) Redaksjonell eller offentlig bruk omfatter for eksempel publikasjoner, bøker, tidsskrifter, brosjyrer, kalendere, utstillinger, internaviser eller nettsteder. Kommersiell bruk omfatter for eksempel reklame og annonser. Bilder lånes ut for ett bestemt formål, og bildene forblir Sarpsborg kommunes eiendom. Rettigheter - kilde Det gjøres oppmerksom på at Sarpsborg kommune ikke har opphavsrettighetene til alle bildene i fotosamlingen. Blant disse kan nevnes postkort. I siste instans er det den som skal benytte et fotografi, for eksempel i en publikasjon, som er ansvarlig for å avklare eventuelle rettighetsspørsmål. Låner er også ansvarlig for krav som måtte oppstå fra eventuell tredje part i forbindelse med låners bruk av materialet. Kilde skal oppgis i forbindelse med gjengivelse av bilder. Eksempel: Fotograf (dersom denne er kjent – ellers: fotograf ukjent), årstall (dersom dette er kjent), utlånt av Sarpsborg kommunes fotosamling.