Sarpsborg kommunes arkiver inneholder viktig informasjon. Det kan være mange grunner til å ønske å se på det som ligger i kommunens arkiver, både for politikere og kommunens administrasjon, forskere og lokalhistorikere, og ikke minst for innbyggerne i Sarpsborg.

Hva kan du finne i arkivene?

I kommunens arkiver kan du finne møtebøker, journaler, korrespondanse, regnskaper, tegninger og kart, og mye mer fra den kommunale forvaltningen gjennom mer enn 175 år. Våre arkiver består av materiale fra de fire kommunene som ble sammenslått til Sarpsborg kommune i 1992: Sarpsborg, Skjeberg, Tune og Varteig.

De eldste arkivene stammer fra Tune på 1700-tallet og fra fattigvesenet i Gleng i 1820-årene. Det meste av materialet er derimot fra tiden etter at formannskapslovene ble innført i 1837. 

Lovene skapte de moderne kommunene, slik vi i stor grad kjenner dem i dag. (Sarpsborg by kom til i 1839 og Varteig i 1861.) Det finnes komplette serier med formannskapsprotokoller fra den første tiden helt frem til i dag. Det er omfattende korrespondanse- og saksarkiver, og en lang rekke andre mindre arkiver knyttet til fagfelt som fattigvesen, sosialvesen, teknisk- og bygningsmessig forvaltning, skolevesen, kirke- og kulturliv – bare for å nevne noe.

Hvem kan få se kommunale arkivsaker?

Kommunale arkivsaker er i prinsippet åpne og tilgjengelige for allmennheten. Et viktig prinsipp er regelen om partsinnsyn, som betyr at en part i en forvaltningssak har rett til å gjøre seg kjent med dokumentene i saken. Denne retten gjelder uavgrenset av tid. Men innsyn i arkivene har noen begrensninger. Dette gjelder først og fremst innsyn i taushetsbelagt, gradert og personsensitivt materiale. Generelt er grensen 60 år for innsyn i denne type materiale. Gjelder det opplysninger om helse, seksuell orientering, etnisk eller rasemessig tilhørighet, tro eller straffbare handlinger, regnes dette som så sensitivt at grensen normalt forlenges til 80 år. For opplysninger i adopsjons- og barnevernssaker gjelder en grense på 100 år før dette blir allment tilgjengelig.

I særskilte saker kan det gis innsyn også i personsensitivt og gradert materiale. Det må da gjøres en vurdering i hvert enkelt tilfelle, og dette skjer etter skriftlig søknad til kommunen.

Du kan lese mer om regelverk rundt taushetsbelagte opplysninger og innsynsrett på Arkivverkets nettsider.

Hvordan bruker du arkivene?

Hvis du ønsker å se kommunalt arkivmateriale, henvender du deg til kommunens sentralarkiv. Vi ber om at du opplyser navn, adresse, telefonnummer og evt. e-postadresse, slik at vi kan kontakte deg når arkivsakene er funnet fram og er tilgjengelige. Sentralarkivet kan bare gi begrenset veiledning i å finne de opplysningene du søker i materialet. Du må i stor grad selv lete gjennom det for å finne de aktuelle opplysningene. 

En oversikt over arkiver og arkivserier som finnes i Sarpsborg kommune finner du her 
(stort sett eldre materiale fra før kommunesammenslåingen i 1991).

Mye arkivmateriale er fjernarkivert, og du må derfor beregne opp mot en ukes ventetid før det er klart for gjennomsyn. Sarpsborg kommune har satt i gang et større ordnings- og katalogiseringsarbeid av de gamle arkivene. Alt er ennå ikke er ferdig ordnet noe som midlertidig kan gjøre det vanskelig tilgjengelig.

Arkivmateriale som du har fått innsyn i, må benyttes på den plassen du har får anvist på rådhuset. Det er ikke anledning til å låne arkivmateriale utenfor rådhuset. Før du får utlevert arkivmaterialet til gjennomsyn, må du skrive under på en erklæring om at du er kjent med de reglene som gjelder for bruk av det. Etter at du er ferdig, leveres arkivsakene tilbake i samme stand som da du fikk utlevert dem.

Arkivportalen

Arkivportalen er en nasjonal søketjeneste på tvers av arkivinstitusjoners kataloger. Her vil du finne informasjon om hvilke historiske arkiver og dokumenter som befinner seg i det mangfoldet av arkiver som finnes i Norge. Søk her: