Retningslinjer utleie Kulås amfi

Sarpsborg kommunes retningslinjer for utleie av Kulås amfi.

Kulåsparken er et viktig rekreasjonsområde for Sarpsborgs befolkning. Borregaard A/S er grunneier, mens Sarpsborg kommune har varig bruksrett på parkområdet. Parken rommer et naturparkanlegg, lekeplass paviljongområde og Kulås Amfi. Kulåsparken er et viktig kulturminneområde med over 40 gravhauger, de eldste fra tiden rundt Kristi fødsel. Stadig flere idretts- og kulturaktører ønsker denne flotte parken som ramme for sine arrangement. For å sikre god forvaltning er det utarbeidet retningslinjer for behandling søknad om leie av Kulås amfi.

Hvem kan leie?

Den som ønsker å leie må ha fylt 18 år, ha fullmakt til å signere avtale med Sarpsborg kommune på vegne av organisasjonen. Det må oppgis organisasjonsnummer. Dersom leietaker ikke har organisasjonsnummer, avkreves legitimasjon (fødselsnummer 11 siffer).

Bindende avtale om leie gjelder først når leieavtale er undertegnet av både utleier og leietaker. Utleier kan fastsette frist for retur av underskrevet avtale. Tildelt leietid kan ikke overlates til andre uten at det er inngått ny avtale med utleier. Der hvor to eller flere søkere ønsker å disponere Kulås amfi i det samme tidsrommet vil Sarpsborg kommune prioritere ut fra ønsket helhetlig programmering for kommunens kulturarenaer.

Sarpsborg kommune vil kreve utvidet skatteatest fra leietaker før leieavtale inngås.

Inngåelse av leieavtale

Elektronisk søknad skal sendes Sarpsborg kommune i god tid før arrangementet. Behandlingstid beregnes til maksimalt 4 uker.

Søknaden skal inneholde:

• Arrangørens navn og ansvarlig leietager over 18 år
• Utfyllende beskrivelse av arrangementet
• Tidsrom og omfang av arrangementet
• Annen relevant informasjon for vurdering av søknaden
• Det kan leies for 3 år frem i tid. Dette for å sikre forutsigbarhet for arrangøren. Arrangøren må da ta høyde for, og vil bli belastet med eventuell prisstigning innenfor leieperioden.
• Leietager forplikter seg til å betale halve leiesummen ved kontraktsinngåelse. Resterende betales ved endt arrangement.
• Dersom ikke leien betales ved forfall bortfaller leieforholdet.

Utleie

Utleiesatsene reguleres etter hvem som leier og om arrangementet er av profesjonell art. 

Definisjon på profesjonelle leietakere: Private firmaer og enkeltpersoner hvor oveskuddet går til disse. Offentlige og andre ikke-ideelle aktører, også lokale. ideelle aktører utenfor fylket.

Definisjon på lokale og frivillige leietakere: Ideelle organisasjoner og foreninger fra byen og fylket forøvrig, der overskuddet går til driften av foreningen. Forestillinger der barn og unge fra Sarpsborg utgjør en vesentlig del av forberedelsene til og gjennomføringen av arrangementet.

I tilfeller der lokale og ideelle leietakere samarbeider med profesjonelle aktører, beregnes satser som for profesjonelle.

Leietakers ansvar

Den som ønsker å leie Kulås amfi forplikter seg til å sette seg inn i retningslinjene for utleie før søker sender elektronisk søknad om leie. Leietaker er ansvarlig for ro og orden i samsvar med politivedtekter for Sarpsborg kommune. Avhengig av arrangementets omfant, innhold og eventuelt salg og servering, skal det innhentes nødvendige tillatelser fra en eller flere av følgende myndigheter:

• Politiet
• Mattilsynet
• Sarpsborg kommune (arealutleie, salgs- og skjenkebevilling)

I tilfeller hvor det serveres eller selges drikkevararer, skal det uten unntak serveres i resirkulerbare éngangsprodukter.

Det er innført totalforbud mot biltrafikk i Kulåsparken. Ved arrangementer hvor kjøring i parken må påberegnes, må det sendes søknad om dette til politiet i god tid før arrangementet.

Leietaker pålegges å benytte godkjente kassaapparater eller andre sporbare betalingsløsninger der det foregår salg av mat, drikke, billetter og andre artikler. Leietaker oppfordres til å legge for rette for minst mulig bruk av kontakter.

Leietaker er ansvarlig for tilstrekkelig vakthold i forbindelse med arrangementet. Leietaker er også ansvarlig for god avfallshåndtering under hele leieperioden. 

Dersom det oppstår skader på scene, amfiet, scenebygget eller parkanlegget i leieperioden, skal Sarpsborg kommune varsles umiddelbart. Skader som skyldes uaktsomhet og ikke naturlig slitasje faktureres leietaker.

Det blir ikke gitt tillatelse til

• Lukkede private markeringer som for eksempel bursdagsfeiring eller bryllupsfest
• Arrangement som antas å unne skade amfiet eller parkanlegget
• Der hvor ansvarlig søker eller arrangementets karakter ikke samsvarer med Sarpsborg kommunes verdier, vil søknaden om leie av Kulås amfi vurderes spesielt

Avbestilling

Hvis leietaker ikke kan avvikle sitt arrangement, skal dette umiddelbart meldes til Sarpsborg kommune v/virksomhet kultur.Ved avlysning eller utsetteles av avtalefestet utleie, faktureres et kanselleringsgebyr på 10 % av basisleie. Ved avlysning mindre enn åtte uker før arrangementet, kan det tas gebyr på inntil 50 % av basisleien, samt faktureres erstatning til eventuelle teknikere som utleier har leid inn. Ved avlysning mindre enn 1 uke før arrangementet kan det kreves full leie, inkludert ekstra tjenester og utstyr.

Forhåndsbetalt leieavgift vil ikke bli refundert.

Informasjon

For spørsmål angående leie eller av arrangementteknisk art, kontakt:

Lars Erik Antonsen, virksomhet kultur. E-post: lars-erik.antonsen@sarpsborg.com