Smarte og trygge innkjøp

Ny anskaffelsesstrategi og nytt reglement vil gjøre innkjøp i Sarpsborg kommune enklere, tryggere og bedre.

Sarpsborg kommune er en stor innkjøper og skaffer til veie varer og tjenester for om lag 1,17 milliarder kroner hvert år. Av offentlige innkjøpere i fylket, er Fredrikstad kommune og sykehuset Kalnes større. Driftskjøp i kommunen favner bredt, alt fra utgifter til oppvarming og medikamenter til vedlikeholdsavtaler på IKT og renovasjonstjenester.

Kommunens første anskaffelsesstrategi

I januar i år kom en ny nasjonal anskaffelseslov med flere forskrifter. For å komme den i møte, satte kommunen i gang et arbeid med å revidere innkjøpsreglementet. Behovet for en overordnet strategi, ved siden av det reviderte reglementet, dukket raskt opp. I tillegg ble det klart at det var viktig med en politisk forankring av langsiktige mål og prinsipper.

- Den nye anskaffelsesstrategien gir mål å strekke seg etter. Vi må nå legge opp til en bedre struktur og systematisk måte å jobbe på. Det vil ta litt tid, men det får vi til, sier innkjøpssjef Oddveig Åsegg.

Kommunens nye anskaffelsesstrategi ble vedtatt av bystyret 2. mars i år. Strategien er tydelig på hvilke krav kommunen nå setter til seg selv og samarbeidspartnere i alle typer kjøp. Sarpsborg kommune skal gjøre gode, framtidsrettede, verdiskapende og bærekraftige anskaffelser.

- Enkelte områder er vi gode på allerede i dag. Andre områder har vi et stort forbedringspotensial på. Det må vi ta tak i, sier Åsegg. Hun har vært hovedsaksbehandler på både anskaffelsesstrategien og reglementet.

Nytt reglement, nye muligheter

Innovasjon er for første gang kommet inn som et viktig punkt. Det er for å utfordre og stimulere til nytenkning og for å finne fremtidsrettede løsninger som dekker kommunens behov.

Sarpsborg kommune vil gjennom den nye anskaffelsesstrategien og reglementet bruke sine muligheter til å stille krav til leverandører om fremtidsrettede og innovative løsninger. Kommunen skal sikre at kriterier og krav alltid blir lagt til grunn for riktig valg. I det ligger det et aktivt samfunnsansvar, der kommunen skal etterspørre varer og tjenester som er produsert etter gode, etiske, sosiale og miljømessige standarder.

I 2018 skal Hafslundsøy barneskole i Sarpsborg kommune få et nytt tilbygg på 400 kvm, fordelt på to etasjer.

- Tilbygget skal være ferdig til skolestart neste år. Vi planlegger å utlyse konkurransen i løpet av mai i år, og det er de nye reglene som vil gjelde. Det er et stort prosjekt, som faller inn under innkjøp over 1,1 million kroner, forteller Lars Erik Lysø, prosjektleder for tilbygget Hafslundsøy barneskole. 

De viktigste endringene

Den nasjonale terskelverdien for anskaffelser øker fra 500 000 kroner til 1,1 millioner kroner. Det gjør at innkjøp under 1,1 millioner kroner ikke lenger må kunngjøres og følge detaljerte regler, noe som betyr en betydelig forenkling for flere tusen anskaffelser hvert eneste år.

Innkjøp under terskelverdien må likevel fortsatt følge grunnleggende krav til konkurranse og likebehandling, og kommunen må kunne dokumentere hvordan konkurransen er gjennomført. Det reviderte reglementet tar spesielt for seg innkjøpene som ligger under terskelverdiene. Kommunen skal i følge både anskaffelsesstrategi og reglement etterstrebe konkurranse, og sikre at krav og kriterier står i forhold til innkjøpets verdi.

I konkurranser og bestillinger av varer og tjenester, skal kommunen ha som mål å bruke elektroniske verktøy.

– Digitaliseringen i det offentlige Norge gjelder også i anskaffelsesarbeidet. I det nasjonale regelverket er det et krav til kommunen om å ta i bruk elektroniske verktøy i alle anskaffelser over EØS terskelverdiene. Det gjelder fra juli 2018. Tiden fram til da, skal vi bruke til å sørge for at hele kommunen tar det i bruk, sier Oddveig Åsegg.

En annen viktig endring det er satt fokus på, er at kommunen skal gjennom kontraktsoppfølging, god dialog og godt samarbeid med leverandører hindre arbeidslivskriminalitet og sosial dumping.

Les også: Søppelkaoset: Oslo tar selvkritikk