Tilsyn i arkivet

Arkivverket har hatt tilsyn i Sarpsborg kommune og kommer med fem pålegg om retting.

I sin rapport etter tilsynet skriver arkivverket blant annet: «Sarpsborg kommune har høy arkivkompetanse og ledere i ytre enheter gir de ansatte i arkivtjenesten gode tilbakemeldinger. Man opplever at man får rask og god hjelp når man tar kontakt. Organisering av arkivartjenesten i et nytt kommuneområde for teknologi og endring, som favner blant annet innovasjon, IKT og kommunikasjon, er et godt utgangspunkt for å løse arkivfaglige problemstillinger og for å planlegge god dokumentasjonsforvaltning i fremtiden.»

Tilsynet har også påpekt utfordringer og Arkivverket kommer med fem pålegg som må rettes. En såkalt arkivplan, som beskriver hvordan arkivet skal drives og hva det skal inneholde, må ferdigstilles og rutiner for elektronisk behandling av arkivdokumenter må lages. Kommunen må redusere etterslepet av arkiverte dokumenter som skal kvalitetssikres, langtidsbevaring av elektroniske arkiv må sikres og plan for eldre arkiver må utarbeides. Avvikene har ulike frister for gjennomføring, fra 1. desember i år til 1. mars neste år.

-Vi har hatt en vanskelig bemanningssituasjon på arkivet i lang tid og var derfor forberedt på at tilsynet ville avdekke mangler hos oss. Nå har vi ansatt dyktige medarbeidere i alle de ledige stillingene og sammen med resten av kommunen skal vi jobbe for å lukke avvikene som Arkivverket har påpekt, sier avdelingsleder i Informasjonsforvaltning, Simen Pedersen.