Jobber seg gjennom 5.000 hyllemeter

Hvis du vil vite hva oldefaren din betalte i skatt, kan du spørre Trond Svandal.

Klokken er 09.35. Trond Svandal står med en pappboks i hendene. Inni er det gamle byggekontrakter for trygdeboliger på Vingulmork. Dette er hverdagen for arkivaren.

– På en måte jobber jeg med å gjøre min egen jobb overflødig, sier Trond.

Noen hundre meter så langt

Siden høsten 2012 har han jobbet med å skape orden i de gamle arkivene i Sarpsborg kommune. Under rådhuset i Sarpsborg og det gamle rådhuset i Skjeberg står det flere tusen hyllemeter som må katalogiseres og ordnes opp i. Dessuten er det mange arkiver på sykehjem og andre steder spredt rundt i kommunen.

– Til sammen er det nok rundt 5.000 hyllemeter. Så langt er jeg ferdig med å ordne noen hundre meter, anslår arkivaren. 

Trond har ansvar for alt som er fysisk siden 1837. Var det noe kjent med den datoen? Det var nemlig året formannskapsloven ble innført, og på en måte fødselsdagen for kommuner over hele landet.

– Det er i arkivet hukommelsen vår ligger. Vi har egentlig vært ganske demente, for ingen hadde noe kontroll på alle disse arkivene, sier han.

Færre brev før

Av de fire tidligere kommunene som i dag inngår Sarpsborg kommune (Tune, Varteig, Skjeberg og Sarpsborg), er det bare Tune som har arkiver helt tilbake til 1837. Men på den tiden var det ikke så mange brev i omløp.

– I dag gjør en kommune så uendelig mye mer enn for hundre år siden. Hvis du samler all korrespondansen til Tune kommune fra 1837 til 1847, får du plass til alt i tre-fire esker og et par protokoller. De drev mest med skole, omsorg for fattige og noe kirkestyre, sier Svandal.

(Artikkelen fortsetter etter videoen)

Trond jobber seg igjennom 5.000 hyllemeter. Se film av Trond og flere andre filmer fra Sarpsborg kommune på YouTube.

Hjelper slektsforskere

Under tusenårsjubileet i 2016 ble Trond mye brukt som historieformidler under ulike arrangementer. En annen del av jobben hans er å hjelpe mennesker som vil ha innsyn i papirarkivet. Det kan være noen som lurer på om det går en vannledning under tomta si, eller slektsforskere som vil vite mer om fjerne slektningers liv i Sarpsborg.

– Vi har opplysninger om alle som har bodd i Sarpsborg i 188 år. Hvis du vil vite hva oldefaren din betalte i skatt, kan du det.

Men det er ikke alt han kan gi ut. Noen dokumenter har sperrefrister. Blant de strengeste sperrefristene er barnevernssaker, som må være mer enn hundre år gamle.

Selv om han har som fulltidsjobb å skape orden, tar han ikke med alle egenskapene hjem.

– Jeg er nok mer ordensmenneske på jobb enn jeg er privat, sier han.

Sarpsborg kommunes eldre arkiver

Sarpsborg kommunes arkiver inneholder viktig informasjon. Det kan være mange grunner til å ønske å se på det som ligger i kommunens arkiver, både for politikere og kommunens administrasjon, forskere og lokalhistorikere, og ikke minst for innbyggerne i Sarpsborg.

Hva kan du finne i arkivene?
I kommunens arkiver kan du finne møtebøker, journaler, korrespondanse, regnskaper, tegninger og kart, og mye mer fra den kommunale forvaltningen gjennom mer enn 175 år. Våre arkiver består av materiale fra de fire kommunene som ble sammenslått til Sarpsborg kommune i 1992: Sarpsborg, Skjeberg, Tune og Varteig.

De eldste arkivene stammer fra Tune på 1700-tallet og fra fattigvesenet i Gleng i 1820-årene. Det meste av materialet er derimot fra tiden etter at formannskapslovene ble innført i 1837. 

Lovene skapte de moderne kommunene, slik vi i stor grad kjenner dem i dag. (Sarpsborg by kom til i 1839 og Varteig i 1861.) Det finnes komplette serier med formannskapsprotokoller fra den første tiden helt frem til i dag. Det er omfattende korrespondanse- og saksarkiver, og en lang rekke andre mindre arkiver knyttet til fagfelt som fattigvesen, sosialvesen, teknisk- og bygningsmessig forvaltning, skolevesen, kirke- og kulturliv – bare for å nevne noe.

Hvem kan få se kommunale arkivsaker?

Kommunale arkivsaker er i prinsippet åpne og tilgjengelige for allmennheten. Et viktig prinsipp er regelen om partsinnsyn, som betyr at en part i en forvaltningssak har rett til å gjøre seg kjent med dokumentene i saken. Denne retten gjelder uavgrenset av tid. Men innsyn i arkivene har noen begrensninger. Dette gjelder først og fremst innsyn i taushetsbelagt, gradert og personsensitivt materiale. Generelt er grensen 60 år for innsyn i denne type materiale. Gjelder det opplysninger om helse, seksuell orientering, etnisk eller rasemessig tilhørighet, tro eller straffbare handlinger, regnes dette som så sensitivt at grensen normalt forlenges til 80 år. For opplysninger i adopsjons- og barnevernssaker gjelder en grense på 100 år før dette blir allment tilgjengelig.

I særskilte saker kan det gis innsyn også i personsensitivt og gradert materiale. Det må da gjøres en vurdering i hvert enkelt tilfelle, og dette skjer etter skriftlig søknad til kommunen.

Du kan lese mer om regelverk rundt taushetsbelagte opplysninger og innsynsrett på Arkivverkets nettsider.

Hvordan bruker du arkivene?

Hvis du ønsker å se kommunalt arkivmateriale, henvender du deg til kommunens sentralarkiv. Vi ber om at du opplyser navn, adresse, telefonnummer og evt. e-postadresse, slik at vi kan kontakte deg når arkivsakene er funnet fram og er tilgjengelige. Sentralarkivet kan bare gi begrenset veiledning i å finne de opplysningene du søker i materialet. Du må i stor grad selv lete gjennom det for å finne de aktuelle opplysningene. 

En oversikt over arkiver og arkivserier som finnes i Sarpsborg kommune finner du her 
(stort sett eldre materiale fra før kommunesammenslåingen i 1991).

Mye arkivmateriale er fjernarkivert, og du må derfor beregne opp mot en ukes ventetid før det er klart for gjennomsyn. Sarpsborg kommune har satt i gang et større ordnings- og katalogiseringsarbeid av de gamle arkivene. Alt er ennå ikke er ferdig ordnet noe som midlertidig kan gjøre det vanskelig tilgjengelig.

Arkivmateriale som du har fått innsyn i, må benyttes på den plassen du har får anvist på rådhuset. Det er ikke anledning til å låne arkivmateriale utenfor rådhuset. Før du får utlevert arkivmaterialet til gjennomsyn, må du skrive under på en erklæring om at du er kjent med de reglene som gjelder for bruk av det. Etter at du er ferdig, leveres arkivsakene tilbake i samme stand som da du fikk utlevert dem.